「ファシリテーション」とは、会議やミーティングを円滑に進めていくための方法です。会議を効率的に進め、様々なアイデアを引き出したり生産性を上げるためにも重要な役割を果たしています。
今回のブログでは、「ファシリテーション」について、進め方のポイントや必要なスキルについてご紹介していきます。
【ファシリテーションとは？】
「ファシリテーション（facilitation）」とは、会議やミーティングなどを含むグループ活動を円滑に進める技法のことをいいます。会議やミーティングが効率的かつ生産的に進むように発言を促進し、話の流れを整理し、参加者が納得した結論に合意できるようサポートする行為を指します。
ファシリテーションの役割を担う人は「ファシリテーター」と呼ばれ、会議やミーティングのスムーズな進行において欠かせない存在であり、様々な価値観や意見をもつ参加者の相互理解や一つの目的達成や合意に導く重要な役割を果たします。
【ファシリテーションのポイント】
会議やミーティングにおいて重要な役割を果たすファシリテーターですが、具体的にはどのようなことに気を付けて進めていけばよいのでしょうか？ファシリテーションのポイントをご紹介します。
【会議の下準備】
ファシリテーターはどのような会議が行われるのか、資料や情報、必要なツールなどを事前に準備しておく必要があります。特に他部署との会議の場合は保有情報や前提が異なる場合があるため、参加者の役職や背景、参加者同士の関係性なども含めて、あらかじめ情報把握しておくことが大切です。
【出発点と到達点の明確化】
会議での出発点と到達点を明確にし、参加者と共有することが大切です。会議中に話の論点が脱線したり結論を見失わないためにも、目的や結論を再確認しながら進めていく必要があります。
【雰囲気づくり】
参加者からより多くの意見や考えを引き出すためにも、質問や発言しやすい雰囲気づくりをすることが大切です。また、発言を否定せず、参加者一人ひとりの意見を尊重しましょう。参加者が発言しやすい話題を提供したり、場を和ませて緊張を解いていけるよう心がけましょう。
【発言の促進や論点の整理】
会議を効率的に進めていくためにも、話の論点からズレて脱線しないよう、その都度、軌道修正をおこない進め方を設計しましょう。参加者の発言内容をわかりやすく整理して伝え、要点を整理しながら進めていきましょう。
【タイムキーピング】
会議の時間は限られています。報告や議論の時間、まとめの時間など各項目ごとにあらかじめ所有時間を決めておき、適切なタイムキーピングを行うことで生産性の高い議論を進めていけるよう心がけましょう。
【合意事項を整理しまとめる】
参加者の意見を的確に捉え、最終的には可能な限り全員が納得のいく結論に導くことが大切です。
また、決定事項をすぐに実行できるよう、誰がいつまでに何をするのかなどを明確に提示し、参加者の意見や認識を一致させてまとめましょう。決まらなかった場合は、次回の会議で話し合う内容を整理し、参加者で共有しましょう。
【ファシリテーション４つのスキル】
次に、会議をスムーズに進めていくためのファシリテーションには、具体的にどのようなスキルが必要なのでしょうか？４つのスキルを紹介していきます。
【場のデザインスキル】
ファシリテーションには、メンバーの関係性や時間に配慮しながら、議論をスムーズに進めるための段取りを適切にデザインするスキルが重要です。また、会議前の事前準備だけでなく、会議中の話しやすい場の雰囲気作りをする力も大切です。
【対人関係のスキル】
様々な価値観をもつ参加者の意見をまとめ、相互理解へ導くためにも発言の趣旨を正しく理解し、適切な質問を行う力が必要となります。参加者のアイデアを引き出して受け止め、理解と共感を深めながらまとめていくためにも、コミュニケーションスキルはとても大切な要素です。
【構造化のスキル】
様々な意見やアイデアをまとめ、議論の内容をわかりやすく整理して論点を明確にし、参加者へ共有するスキルが必要です。また、話が逸れた場合は軌道修正を行い、筋道を立てて論理的に物事を捉える力が大切です。
【合意形成のスキル】
異なる意見をまとめ、参加者が納得した結論に合意できるように導くスキルが重要です。対立した意見がある中で、どの意見がより目的に適しているか中立的な立場で判断し、相手に伝えることで参加者の視点を切り替えて結論に導く力が必要です。
【まとめ】
いかがでしたか？ファシリテーションは会議やミーティングにおいて、とても重要なスキルです。ご紹介したポイントを意識しながらファシリテーションのスキルを高めることで、よりスムーズな会議や限られた時間でより生産性の高い会議を進めていきましょう。
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